現在、手帳を使って業務管理をしています。
この方法を始めてから半年が経過しました。
この方法を始めた時にこのような記事を書きました。
→ToDoリストが消えないときは、違う手も考えよう。
この方法を採用して以来、使い勝手がよく
今でもこの方法を使っています。
Contents
あらかじめやることを手帳に記載
あらかじめやることを手帳に記載していきます。
例えばこの前ですと『納期の特例』などの納付書を作成をするのに
作成する日をあらかじめ手帳に記載しておきます。
１３：３０～１４：３０ ○○様の納期の特例
っといった感じで記載しておきます。
手帳は１日のスケジュールを縦１列で管理できるようになっていますので
１３時から１４時までを埋めていきます。
お客様との打ち合わせの時は
打ち合わせの時間帯の前後に移動時間も記載しておきます。
私は移動時間は斜線に入れています。
そうしますとこんな感じになります。
赤色は自分だけのこと
黒色は相手があること
といったように管理していきます。
自分だけの業務を後回しにしない
手帳で管理する前ですと
やることを付箋に書いてPCやデスクに貼っていたりして
やることの管理をしている時もありましたが
これですと、スケジュールにやることを入れていないので
ついついお客様との予定を入れてしまい
結果、残業をして自分だけの仕事をしていました。
しかし手帳にあらかじめ赤色で記載しておくと
その仕事をやる時間をすでに確保してありますので
そこにお客様との予定を入れ無くなり
スムーズに自分だけの仕事をできるようになりました。
朝イチで予定を確認
朝最初に手帳を見て
今日の業務を確認しますが
スケジュールが空いている場合には
そこに今日やるべきことを朝に記載するようにしています。
例えば
今日よりも後の日程で赤色で記載していたもので
今日出来そうなものは
今日に移動させていきます。
これで後日の日程に空きがでますので
またスケジュールに余裕ができることになります。
少し時間の幅に余裕を持たせる
この管理ははじめた頃から使いやすかったのですが
１つ失敗として予定をギリギリの時間で管理していました。
例えば
自分で１時間くらいかかるかな？
って思っていた内容の仕事を１時間で管理していましたが
いざ取り掛かると意外に１時間２０分ほどかかってしまうと
いったケースです。
ギリギリで手帳に記載していくと
この２０分の積み重ねで
少しづつ後ろにズレていくことになりました。
まだ始めた頃でしたので
余計に仕事量と時間との認識のズレがあったとも思いますが
少し余裕を持たせておくと
スケジュールに遅れが生じないようになります。
今では以前より自分の記載したスケジュールの時間と
時間と実際の時間とか大きくズレることも無くなってきたので
自分なかでの時間管理の成長にも一役買っているかもしれません。
最後に
使い始めて６ヶ月経過しましたが
非常に便利で満足しています。
次の段階としては移動時間の集計や
自分の計画と実際にかかった時間の差の管理
をしていきたいですね。
それだとExcelで管理ということになるので
また考えていきたいと思います。
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